ВРЕМЯ РУКОВОДИТЕЛЯ. УМЕСТНА ЛИ ВАША ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА?
Реферат статьи Джорджины Питерс и Джулиана Биркиншоу
Согласно наблюдениям, руководителям достаточно сложно заранее спланировать свой день, они переключаются с одной задачи на другую по мере их возникновения. Тем не менее, один аспект руководящей работы остается неизменным — половину рабочего дня руководители посвящают различного рода коммуникациям.
Каждый руководитель сам решает, как наиболее эффективно организовать свое рабочее время. Правильные решения, говорят авторы, возникают, когда руководитель дает самому себе ответы на шесть основополагающих вопросов:
1. Какие вопросы наиболее важны для моей организации?
2. Как много времени я провожу, размышляя о будущем?
3. Как много времени я провожу на совещаниях?
4. Как много времени я провожу с клиентами?
5. Как много времени я провожу с сотрудниками?
6. Я технологически продвинутый руководитель или технологически зависимый?
Авторы статьи сосредоточили свое внимание на одном из аспектов работы руководителей, связанном с коммуникацией, а именно на электронной переписке. Большинство людей просто не осознают, насколько много электронных писем они отправляют и получают в течение рабочего дня. Причем большая часть этих писем являются бесполезными и ненужными и только отвлекают сотрудников от более важных дел.
Авторы статьи поставили задачу найти способ систематизировать этот поток сообщений. Для этого они провели два эксперимента. В течение первого эксперимента исследователи подсчитывали количество отправленных и полученных писем двумя контрольными группами работников. Интересно, что в начале эксперимента многие гордились большим числом отправленных писем, будучи убежденными, что такое количество писем говорит о большом количестве проделанной работы. Однако по мере развития эксперимента, количество исходящих писем значительно сократилось. Авторы связывают это с тем, что у сотрудников открылись глаза на тот огромный поток отправляемых сообщений и на то, что большинство из них не несут особенной смысловой нагрузки (а, например, представляют собой уточнения к предыдущим сообщениям). В итоге участники эксперимента внесли некоторые коррективы в отношении своего поведения, стали более ответственно подходить к составлению писем, стараться делать их более ясными, четкими, также более тщательно выбирать список адресатов.
Второй эксперимент был посвящен изучению желательности и уместности получаемых писем. Исследователи использовали довольно простой инструмент оценки — смайлики, которые показывали, насколько полезно, грамотно составлено и правильно адресовано письмо. В результате 12,5% писем были расценены как нежелательные. Причем исследователи уверены, что этот результат оказался достаточно заниженным, это связано с тем, что эксперимент проводился в организации, где царит очень дружественная атмосфера. В другой компании этот результат, по мнению авторов, мог бы достигать 20%.
Источники: Business Strategy Review
Согласно наблюдениям, руководителям достаточно сложно заранее спланировать свой день, они переключаются с одной задачи на другую по мере их возникновения. Тем не менее, один аспект руководящей работы остается неизменным — половину рабочего дня руководители посвящают различного рода коммуникациям.
Каждый руководитель сам решает, как наиболее эффективно организовать свое рабочее время. Правильные решения, говорят авторы, возникают, когда руководитель дает самому себе ответы на шесть основополагающих вопросов:
1. Какие вопросы наиболее важны для моей организации?
2. Как много времени я провожу, размышляя о будущем?
3. Как много времени я провожу на совещаниях?
4. Как много времени я провожу с клиентами?
5. Как много времени я провожу с сотрудниками?
6. Я технологически продвинутый руководитель или технологически зависимый?
Авторы статьи сосредоточили свое внимание на одном из аспектов работы руководителей, связанном с коммуникацией, а именно на электронной переписке. Большинство людей просто не осознают, насколько много электронных писем они отправляют и получают в течение рабочего дня. Причем большая часть этих писем являются бесполезными и ненужными и только отвлекают сотрудников от более важных дел.
Авторы статьи поставили задачу найти способ систематизировать этот поток сообщений. Для этого они провели два эксперимента. В течение первого эксперимента исследователи подсчитывали количество отправленных и полученных писем двумя контрольными группами работников. Интересно, что в начале эксперимента многие гордились большим числом отправленных писем, будучи убежденными, что такое количество писем говорит о большом количестве проделанной работы. Однако по мере развития эксперимента, количество исходящих писем значительно сократилось. Авторы связывают это с тем, что у сотрудников открылись глаза на тот огромный поток отправляемых сообщений и на то, что большинство из них не несут особенной смысловой нагрузки (а, например, представляют собой уточнения к предыдущим сообщениям). В итоге участники эксперимента внесли некоторые коррективы в отношении своего поведения, стали более ответственно подходить к составлению писем, стараться делать их более ясными, четкими, также более тщательно выбирать список адресатов.
Второй эксперимент был посвящен изучению желательности и уместности получаемых писем. Исследователи использовали довольно простой инструмент оценки — смайлики, которые показывали, насколько полезно, грамотно составлено и правильно адресовано письмо. В результате 12,5% писем были расценены как нежелательные. Причем исследователи уверены, что этот результат оказался достаточно заниженным, это связано с тем, что эксперимент проводился в организации, где царит очень дружественная атмосфера. В другой компании этот результат, по мнению авторов, мог бы достигать 20%.
Источники: Business Strategy Review