Кто владеет информацией, тот владеет миром
Реферат статьи Дональда Маршана и Эми Хайкс
выпуск 179
Авторы представленной статьи говорят об умении получать и правильно распоряжаться информацией – важнейшем факторе успешного функционирования и развития современных компаний.
Способности компании в отношении работы с информацией влияют на эффективность работы всех ее ключевых функций. При своевременном получении максимально точной и надежной информации и правильном ее использовании, компания сможет предсказывать сложные ситуации и проблемы и справляться с ними более успешно. Это особенно актуально сегодня, когда абсолютное большинство организаций вынуждены работать во все усложняющихся условиях (в первую очередь, речь идет о взаимодействии с клиентами, поставщиками и конкурентами). Компаниям, которые получают неточную, неполную и недостаточную информацию и не умеют ее правильно использовать, справляться с трудностями в таких условиях становится гораздо сложнее. Для решения конкретных задач им требуется больше ресурсов и времени, что обусловливает проигрыш в производительности и эффективности.
Организационная структура, процессы, люди, внешние связи, финансовый менеджмент – вот основные области деятельности компании, в которых наблюдаются наибольшие положительные результаты от оптимизации процессов, связанных с получением и распоряжением информацией (авторы называют это влияние «эффектом оптимизации») с точки зрения получаемой отдачи и увеличения эффективности (сокращения затрат и увеличения создаваемой ценности). Авторы статьи разбирают влияние оптимизации работы с информацией в этих областях:
1. Структура организации. Оптимизация информационных процессов способствует упрощению структуры организации, исчезновению ненужных уровней и наслоений, излишков рабочей силы. Снижение стоимости передачи информации обеспечивает децентрализацию принятия решений, больше полномочий переходит от центрального органа управления к локальным, соответственно, снимается нагрузка на высшее управление (например, на генерального директора). Разгружается центральный офис и стимулируются процессы принятия решений по всей компании, таким образом, вертикальная иерархия заменяется горизонтальной. Организационная структура приобретает большую гибкость и приспосабливаемость. Увеличивается стоимость, создаваемая на каждом организационном уровне и в каждом центре. Наконец, появляется возможность создания виртуальных команд.
2. Процессы. Под процессами, происходящими в компании, понимаются: производство продукции, обслуживание клиентов, доставка, создание новых товаров, наем работников, управление финансами, бухгалтерия, бэк-офис и т.д. Оптимизация работы с информацией способствует сокращению затрат на реализацию процессов и, за счет их упрощения, замены физических процессов электронными, стандартизации и универсализации процессов – повышению эффективности. Кроме того, создаются возможности для выполнения работы «на заказ», формируются более тесные связи между группами и возникают перенастраиваемые процессы.
3. Люди. Совершенствование в работе с информацией позволяет оптимизировать использование человеческого капитала. При грамотном подборе персонала, использовании технологий и управлении процессами, компаниям требуется меньшее количество работников для выполнения конкретных задач. Стандартизация процессов сбора и передачи информации делает процесс ее обработки дешевле и проще, что позволяет использовать время каждого сотрудника с большей производительностью. Сокращаются затраты на контроль работы сотрудников, появляется возможность более точно оценивать результаты их труда. Результаты и их связь с оплатой/поощрениями становятся более прозрачными для самих сотрудников. Кроме того, внедряя различного рода программы для онлайн-тренинга сотрудников, компания может улучшить и углубить понимание сотрудниками их работы, тем самым создать общую культуру, объединить сотрудников общей целью.
4. Внешние связи. В данном случае речь идет о правильном построении отношений с внешними партнерами, с клиентами, с поставщиками, об улучшении коммуникации и координации между компанией и ее контрагентами. Совершенствование способностей компании по работе с информацией позволяет снизить затраты на взаимодействие с поставщиками и клиентами, установить более тесные и открытые взаимоотношения. Например, поставщики получают более точную информацию о том, как меняется спрос на продукцию и, исходя из этих данных, могут увеличивать, или уменьшать производство. Таким образом, можно избежать недостатка или переизбытка товара. То же самое относится и к отношениям компании с потребителями. От того, насколько быстро и точно компания может собирать информацию о нуждах и требованиях потребителей, напрямую зависит то, насколько компания будет соответствовать их запросам.
5. Финансовый менеджмент. Оптимизация информационных процессов затрагивает, в основном, две области финансового менеджмента. Это управление денежными средствами и управление рисками. Эффективность операций и контроль над информацией обеспечивают большую управляемость денежных потоков, снижение вероятности образования неликвидных запасов; высвобождение средств для инвестирования. Также грамотная работа с информацией позволяет поддерживать допустимый уровень риска в работе, лучше оценивать будущие проекты и потенциальных клиентов относительно того, каково соотношение риска и получаемой выгоды от работы с ними.
Эффективная работа с информацией внутри организации обеспечивает повышение производительности, снижение затрат, увеличение управляемости и контроля над деятельностью. Оптимизируя информационные процессы компания может получить значительные конкурентные преимуществам и возможность обойти соперников на рынке.
выпуск 179
Авторы представленной статьи говорят об умении получать и правильно распоряжаться информацией – важнейшем факторе успешного функционирования и развития современных компаний.
Способности компании в отношении работы с информацией влияют на эффективность работы всех ее ключевых функций. При своевременном получении максимально точной и надежной информации и правильном ее использовании, компания сможет предсказывать сложные ситуации и проблемы и справляться с ними более успешно. Это особенно актуально сегодня, когда абсолютное большинство организаций вынуждены работать во все усложняющихся условиях (в первую очередь, речь идет о взаимодействии с клиентами, поставщиками и конкурентами). Компаниям, которые получают неточную, неполную и недостаточную информацию и не умеют ее правильно использовать, справляться с трудностями в таких условиях становится гораздо сложнее. Для решения конкретных задач им требуется больше ресурсов и времени, что обусловливает проигрыш в производительности и эффективности.
Организационная структура, процессы, люди, внешние связи, финансовый менеджмент – вот основные области деятельности компании, в которых наблюдаются наибольшие положительные результаты от оптимизации процессов, связанных с получением и распоряжением информацией (авторы называют это влияние «эффектом оптимизации») с точки зрения получаемой отдачи и увеличения эффективности (сокращения затрат и увеличения создаваемой ценности). Авторы статьи разбирают влияние оптимизации работы с информацией в этих областях:
1. Структура организации. Оптимизация информационных процессов способствует упрощению структуры организации, исчезновению ненужных уровней и наслоений, излишков рабочей силы. Снижение стоимости передачи информации обеспечивает децентрализацию принятия решений, больше полномочий переходит от центрального органа управления к локальным, соответственно, снимается нагрузка на высшее управление (например, на генерального директора). Разгружается центральный офис и стимулируются процессы принятия решений по всей компании, таким образом, вертикальная иерархия заменяется горизонтальной. Организационная структура приобретает большую гибкость и приспосабливаемость. Увеличивается стоимость, создаваемая на каждом организационном уровне и в каждом центре. Наконец, появляется возможность создания виртуальных команд.
2. Процессы. Под процессами, происходящими в компании, понимаются: производство продукции, обслуживание клиентов, доставка, создание новых товаров, наем работников, управление финансами, бухгалтерия, бэк-офис и т.д. Оптимизация работы с информацией способствует сокращению затрат на реализацию процессов и, за счет их упрощения, замены физических процессов электронными, стандартизации и универсализации процессов – повышению эффективности. Кроме того, создаются возможности для выполнения работы «на заказ», формируются более тесные связи между группами и возникают перенастраиваемые процессы.
3. Люди. Совершенствование в работе с информацией позволяет оптимизировать использование человеческого капитала. При грамотном подборе персонала, использовании технологий и управлении процессами, компаниям требуется меньшее количество работников для выполнения конкретных задач. Стандартизация процессов сбора и передачи информации делает процесс ее обработки дешевле и проще, что позволяет использовать время каждого сотрудника с большей производительностью. Сокращаются затраты на контроль работы сотрудников, появляется возможность более точно оценивать результаты их труда. Результаты и их связь с оплатой/поощрениями становятся более прозрачными для самих сотрудников. Кроме того, внедряя различного рода программы для онлайн-тренинга сотрудников, компания может улучшить и углубить понимание сотрудниками их работы, тем самым создать общую культуру, объединить сотрудников общей целью.
4. Внешние связи. В данном случае речь идет о правильном построении отношений с внешними партнерами, с клиентами, с поставщиками, об улучшении коммуникации и координации между компанией и ее контрагентами. Совершенствование способностей компании по работе с информацией позволяет снизить затраты на взаимодействие с поставщиками и клиентами, установить более тесные и открытые взаимоотношения. Например, поставщики получают более точную информацию о том, как меняется спрос на продукцию и, исходя из этих данных, могут увеличивать, или уменьшать производство. Таким образом, можно избежать недостатка или переизбытка товара. То же самое относится и к отношениям компании с потребителями. От того, насколько быстро и точно компания может собирать информацию о нуждах и требованиях потребителей, напрямую зависит то, насколько компания будет соответствовать их запросам.
5. Финансовый менеджмент. Оптимизация информационных процессов затрагивает, в основном, две области финансового менеджмента. Это управление денежными средствами и управление рисками. Эффективность операций и контроль над информацией обеспечивают большую управляемость денежных потоков, снижение вероятности образования неликвидных запасов; высвобождение средств для инвестирования. Также грамотная работа с информацией позволяет поддерживать допустимый уровень риска в работе, лучше оценивать будущие проекты и потенциальных клиентов относительно того, каково соотношение риска и получаемой выгоды от работы с ними.
Эффективная работа с информацией внутри организации обеспечивает повышение производительности, снижение затрат, увеличение управляемости и контроля над деятельностью. Оптимизируя информационные процессы компания может получить значительные конкурентные преимуществам и возможность обойти соперников на рынке.